Mở quán cafe là một thị trường đầy tiềm năng với những ai đang có ý định kinh doanh. Đây là một trong những kênh đầu tư có nhiều ưu điểm và phù hợp với xu hướng mới. Trong những năm gần đây số lượng các quán cafe tại các thành phố lớn ngày càng tăng. Tuy nhiên không phải ai cũng thành công với loại hình kinh doanh này. Thành hay bại của loại hình kinh doanh quán cafe còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó việc xây dựng kế hoạch luôn giữ vai trò rất quan trọng. Vậy cần lập kế hoạch kinh doanh quán cafe như như thế nào là bao quát, đầy đủ và hạn chế rủi ro nhất?
9 bước lập kế hoạch kinh doanh quán Cafe bất bại
1. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe cần phân tích thị trường
- Trước khi kinh doanh bất cứ hàng hóa hay dịch vụ nào các nhà đầu tư đều phải cất công tìm hiểu, nghiên cứu kỹ thị trường. Chỉ khi họ cảm thấy khả thi thì mới bắt tay vào quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh. Theo bạn tại sao vậy? Bởi vì bất cứ kế hoạch kinh doanh nào cũng cần phải dựa trên nhu cầu về thị trường. Nếu bạn kinh doanh một mặt hàng ở một nơi ít người có nhu cầu thì rất khó để phát triển mô hình kinh doanh đó dài hạn. Việc kinh doanh quán cafe cũng không ngoại lệ, để đảm bảo tính thực tế thì bạn cần dành thời gian phân tích thị trường.
Phân tích thị trường – Bước đầu tiên và tối quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
- Điều này cần được thực hiện dựa trên các yếu tố như tìm hiểu đặc điểm tâm lý của khách hàng mục tiêu. Bao gồm việc phân tích sở thích, thu nhập, thói quen,… của đối tượng. Chẳng hạn nếu bạn đang hướng đến việc kinh doanh cafe dành cho đối tượng là sinh viên thì bạn cần chú ý đến vấn đề sinh viên chưa độc lập về kinh tế nên thường có xu hướng chọn những đồ uống bình dân. Bên cạnh đó họ sẽ thích những quán cafe có view tự nhiên, trẻ trung hơn là những quán cafe sang chảnh.
- Một khía cạnh khác bạn cần tìm hiểu là đối thủ cạnh tranh. Khảo sát xem xung quanh khu vực bạn định kinh doanh có quán cafe nào chưa? Nếu có thì có đông khách không, mỗi ngày có bao nhiêu khách? Điều này sẽ giúp bạn dự đoán được doanh thu cũng như có phương hướng kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
2. Xác định vị trí của quán cafe
Thiên thời địa lợi nhân hoà, một quán cafe cần phải chú trọng yếu tố vị trí. Việc chọn vị trí quán tùy thuộc vào ngân sách, đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến. Nếu một quán cafe sinh viên mà lại xuất hiện ở những nơi cách xa khu vực sinh viên sinh sống thì chắc chắn là khó đông khách được.
Thường thì các quán cafe thường được đặt ở những nơi tập trung đông dân cư, khu vực văn phòng,… Nếu bố trí cafe ở một nơi quá xa xôi, điều kiện địa lý không thuận lợi thì khách hàng đã rất ngại di chuyển đến.
3. Xây dựng menu, tìm nguồn mua hàng, chuẩn bị mua sắm trang thiết bị
Xây dựng menu:
- Đã kinh doanh thì tất nhiên phải chú trọng về vấn đề mặt hàng bạn định bán. Với kinh doanh cafe thì đó là menu bao gồm danh mục những món đồ uống khác nhau.
- Cân nhắc kỹ những đồ uống nào là thế mạnh, tốt nhất hãy theo học 1 khoá học pha chế đồ uống. Bạn cần am hiểu đồ uống. Vạn sự khởi đầu nan hãy xác định giai đoạn đầu không việc gì là không đến tay bạn nhé.
- Khi đã ấn định được menu hãy xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu.
Tìm kiếm nguồn hàng:
- Hãy đảm bảo nguồn hàng tốt nhưng với mức giá hợp lý. Hãy nằm lòng các đơn vị cung cấp hàng hoá. Quản lý quy trình nhập – xuất và có hướng chuẩn bị cho nguồn hàng kinh doanh. Chủ động trong việc mua hàng ở đâu, chỗ nào có giá hợp lý nhất.
- Sau đó dựa vào bảng kế hoạch chi tiết này, bạn sẽ tính toán số lượng nguyên liệu cần sử dụng trong một ngày làm việc. Từ đó có kế hoạch nhập hàng dài hạn hơn cho một tuần hay một tháng. Đây cũng là bước cần thiết để đảm bảo nguồn hàng luôn đủ, sẵn sàng đáp ứng phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng.
- Điều này cũng giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí khi không bị nhỡ hàng, nhập tách lẻ thành nhiều lần khác nhau. Hơn nữa việc xác lập kế hoạch mua nguyên liệu còn giúp bạn phân tách được chi phí nguồn hàng lưu động cho thời gian tới.
Chuẩn bị mua sắm trang thiết bị:
- Đồng thời bạn cũng cần lên kế hoạch cho việc mua sắm các trang thiết bị cần thiết. Bao gồm các loại bàn ghế cho quán, quầy pha chế, cốc chén, hộp đựng giấy, dụng cụ pha chế …
Để làm tốt bước này thì bạn cần phải phân chia chi tiết các mục nguyên liệu và dụng cụ cần có cho một món đồ uống. Chẳng hạn một ly nước cam nguyên chất 60.000 VNĐ thì cần phải mua bao nhiêu gam cam, bao nhiêu đường? Cần phải mua dụng cụ vắt cam loại nào? Đó là một trong những câu hỏi cơ bản mà bạn cần trả lời ngay trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe.
4. Lập kế hoạch quản lý nhân viên
Mô hình kinh doanh quán cafe có thể lớn hay nhỏ tùy theo mục đích, tài chính của mỗi người. Tuy nhiên dù khác nhau về loại hình cafe hay quy mô thì hầu hết các quán cafe đều cần có đội ngũ nhân sự làm việc trong quán. Do tính chất quán cafe là phục vụ số đông người nên nếu chỉ một mình bạn thì rất khó để đảm đương công việc. Chưa kể một số lượng lớn các việc cần làm như tiếp nhận yêu cầu gọi đồ uống của khách, pha chế đồ uống, phục vụ, thu ngân… Một người kham từng đó công việc sẽ dẫn đến sự thiếu chuyên môn hóa trong công việc. Cũng từ đó mà tiến độ phục vụ chậm khiến khách hàng phải đợi chờ lâu. Nhất là những khi quán đông khách thì bạn không thể phục vụ kịp thời được.
Do đó, ngay khi chuẩn bị kinh doanh quán cafe bạn hãy lên danh sách lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên. Làm sao để có được nguồn nhân lực chất lượng, chăm chỉ. Đồng thời đảm bảo thực hiện các quy định trong công việc.
5. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe về tài chính
Tài chính là vấn đề không thể không nhắc đến trong phần lập kế hoạch kinh doanh quán cafe. Bởi công việc kinh doanh quán cafe cần có vốn để mở quán và duy trì hoạt động của quán. Việc quản lý tốt tài chính cũng là điều kiện cần để phát triển quán cafe. Kế hoạch tài chính phải gắn liền với các khoản chi phí sử dụng trong việc xây dựng quán cafe và phát triển hoạt động kinh doanh như:
- Mức phí bạn thuê mặt bằng ( Số tiền đặt cọc thời gian đầu và tiền thuê phải trả hàng tháng)
- Mức phí mua nguyên liệu pha chế, chi phí mua sắm trang thiết bị
- Mức phí sửa chữa
- Mức phí trả công cho nhân viên của quán
- Mức phí trang trí, thiết kế nội thất bên trong cửa hàng….
Cùng với các khoản phí đó bạn cần bỏ ra một khoản kinh phí dự trù cho trường hợp phát sinh. Mặc dù các bước tính toán này chỉ mang tính chất tương đối . Nhưng nó sẽ giúp bạn có kế hoạch tài chính vững chắc. Đó cũng là cách để cắt giảm đi những chi phí không cần thiết. Và chú trọng đầu tư vào những khoản quan trọng.
6. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe về việc thiết kế và thi công
- Trước tiên bạn cần phác thảo mô hình, quy mô kinh doanh cũng như phong cách thiết kế bạn muốn. Căn cứ vào bảng kế hoạch đó bạn sẽ lập kế hoạch kinh doanh quán cafe với các bước thiết kế và thi công cụ thể.
- Bạn có thể thuê đơn vị thi công, thiết kế với đề xuất theo phong cách thiết kế bạn hướng đến. Chú trọng việc đề cập, trao đổi cùng đối tác về các vấn đề chất liệu thi công, màu sắc, bố cục không gian, các loại sơn, rèm, đèn, nội thất phù hợp không quan quán.
- Những bộ bàn ghế cafe, giá trang trí, quầy bar cafe…cần được setup thu hút, phù hợp đối tượng hướng tới. Để làm được điều đó bạn cần tìm được 1 đơn vị tư vấn uy tín, chuyên nghiệp. Nếu có thể tìm được xưởng sản xuất bàn ghế cafe có đội ngũ thiết kế mẫn cán sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tối ưu mà vẫn đảm bảo sản phẩm hoàn thiện đẹp chuẩn.
7. Xác lập kế hoạch doanh thu
Dự tính doanh thu của quán cafe là điều mà không phải ai cũng nghĩ đến. Một số người cho rằng phải làm thì mới biết có lãi hay không hay lãi lời bao nhiêu. Chưa làm chỉ tính thì lấy đâu ra lãi. Nghe quả thì điều này có vẻ đúng, tuy nhiên nó lại chưa đủ. Việc xác lập kế hoạch doanh thu là điều kiện cần thiết đối với bất kỳ loại hình kinh doanh nào.
Đối với kinh doanh quán cafe cũng không ngoại lệ, bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể về doanh thu. Bởi lẽ có một điều chắc chắn rằng nếu ngay cả việc dự trù lỗ lãi như thế nào bạn còn không biết thì khó lòng kiểm soát được tình hình kinh doanh. Chỉ khi bạn thực sự có những kế hoạch tài chính rõ ràng thì phương án kinh doanh mới có tính khả thi.
Không đặt ra mục tiêu thì sẽ không tìm đủ mọi cách xoay xở để đạt được. Hãy tạo động lực cho chính mình
Nên nhớ rằng ý tưởng kinh doanh mới chỉ là bước đầu, làm như thế nào để thành công mới là điều quan trọng. Do đó, con số doanh thu bạn đưa ra phải được tính toán dựa trên thực tế, ước lượng trên quy mô thị trường và lượng khách, cũng như sau khi trừ đi các khoản chi phí bỏ ra.
8. Xây dựng chi tiết kế hoạch Marketing khi kinh doanh mở quán cafe
Trước khi khai trương quán cafe bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động Marketing. Tiêu biểu như việc có chiến lược quảng cáo cho dịp khai trương quán, menu, các chương trình khuyến mãi… Đây là hoạt động mà mọi hoạt động kinh doanh mới khởi đầu cần chú ý đến. Nếu quán bạn vừa mới mở mà không quảng cáo thì rất ít người biết đến. Và nếu không có phương án kích cầu, thu hút khách hàng thì khó mà gia tăng doanh số được.
9. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi mở quán cafe
Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, ngoài các vấn đề về kinh phí, cơ sở vật chất. Thì bạn còn cần chú ý đến vấn đề giấy tờ pháp lý về việc xây dựng và kinh doanh quán cafe. Tất cả các hình thức kinh doanh nào cũng phải được đăng ký và tuân thủ theo đúng pháp luật của nhà nước. Do đó, trước khi bắt tay vào kinh doanh thì bạn cần đăng ký:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Giấy phép chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
- Đảm bảo các loại thuế được nộp như môn bài, thu nhập doanh nghiệp và giá trị gia tăng.
Một kế hoạch kinh doanh chi tiết và xuất phát từ chính thực tiễn là bước khởi đầu cần có cho bất cứ quán cafe nào. Thành công hay thất bại còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe đóng vai trò rất quan trọng. Hãy nhớ bước chuẩn bị tốt chính là tiền đề cho những thành công kế tiếp. Vì thế, trước khi bắt đầu kinh doanh bạn hãy chủ động vẽ ra con đường phía trước với những công việc nhất định phải làm.
Xem thêm:
- 15 phong cách thiết kế quán cafe dẫn đầu xu hướng năm 2020
- Kích thước bàn cafe dành cho tất cả loại hình cafe bạn cần biết
